CULTURA DE LAS PERSONAS. Organizar tu día para ser más eficiente

“UNA PERSONA DEBE SER ORDENADA EN SU DÍA A DÍA PARA PODER GESTIONAR MEJOR SU VIDA”

El motivo por el que escribo este artículo es para ofrecer unos consejos que a raíz de mis experiencias personales y profesionales pueden aplicarse en el día a día de cada uno.

Si existe algo que las personas valoran en la vida es el tiempo; no debemos de malgastar nuestro tiempo en cosas que no sean de beneficio para uno mismo, para nuestros seres queridos (familia y amigos), o incluso para un beneficio humanitario.

Su incorrecta gestión influye en la toma de decisiones, en el trabajo diario y en general, en el devenir de nuestra vida.

En un día normal de una persona empleada, existen ciertas actividades que habitualmente están presentes. En el ámbito laboral nos encontramos con el trabajo en equipo (reuniones, llamadas…), el trabajo interno (repaso de emails, procesos…), y los imprevistos que siempre están presentes.

Al igual nos pasa en el ámbito personal, donde enfocamos el tiempo para actividades sociales (gimnasio, tomar algo con amigos, etc.), los asuntos familiares y del hogar, y ese tiempo personal (dormir, aseo personal, leer…).

Con este conjunto de actividades en un mismo día, la organización en el trabajo como en la vida personal, nos permite establecer objetivos claros y realistas escapando así de la frustración, el agobio y el estrés, y permitiéndonos realizar las tareas diarias más relajados y disfrutar de cada una de ellas

Por tanto, ¿Cómo podemos alcanzar de forma clara de nuestros objetivos diarios y, en consecuencia, ser más organizados?

En el momento en el que esto ocurre, posiblemente no nos demos cuenta, pero estamos empleando un multitasking que no funciona y solo nos va a llevar a dejar todo a medias y seguramente las cosas en las que hemos empleado nuestro tiempo no salgan tan bien como podrían salir si nos centramos en una cosa a la vez, priorizando y organizando así nuestras tareas diarias. Como se ha dicho siempre, “primero va el uno y después viene el dos”.

Un claro ejemplo es el trabajo de un buen cocinero. Cuando un cocinero se pone a trabajar, primero se prepara los ingredientes y se asegura de tenerlos todos sobre la mesa de trabajo, luego dispone las herramientas que va a necesitar, plantea el proceso de elaboración y lo comunica a sus pinches (equipo), asigna tareas y marca el orden según los tiempos que conllevan, y nunca deja de seguir un procedimiento definido y organizado. Así ocurre en cualquier proceso de trabajo de la mayoría de profesiones.

Las personas por norma general, dejamos la puerta abierta a las interrupciones y distracciones, sin darnos cuenta de que haciendo varias tareas a la vez o saltando de una a otra estamos haciendo peor nuestro trabajo y complicándonos la vida. ¡Menos es más!; esta frase usada en tantas conversaciones define perfectamente la monotarea.

Debemos tener un plan organizado y para ello yo usaría una herramienta tan sencilla como un calendario para organizar todas esas tareas diarias y semanales mencionadas anteriormente. Puede ser desde un calendario digital (Google Calendar) hasta un calendario de papel, o una simple libreta con un plan hecho. Lo importante es anotar cada actividad, tanto laboral como personal, definir el tiempo que conlleva realizarla, y sobre todo mostrar compromiso. Como dice el refrán, “Si no está escrito, no existe”.

Vivimos en una sociedad en la que cada vez surgen nuevas ideas en el ámbito empresarial, sobre todo en el sector tecnológico. Esto nos lleva a poder escoger entre distintas herramientas y gestores de procesos o tareas que nos ayudan a las organizaciones y a las personas a lograr aquellos objetivos marcados. 

De entre todos los gestores de tareas, voy a mencionar Trello; basándome en mi experiencia diré que es una plataforma gratuita, de colaboración sencilla, bastante intuitiva y que te ofrece una clara perspectiva de todos los proyectos y tareas que tienes presentes. Existen muchas otras plataformas como lo son Teamwork, Wrike, Monday, etc. Cada una de ellas con sus ventajas y desventajas, pero todas ofreciendo una herramienta de soporte para la planificación de tareas y proyectos.

Todo esto se suma a lo descrito en mi artículo sobre “la importancia de la asertividad”. Como explico, un buen plan y una buena organización va de la mano de la capacidad de decir que “No” cuando surgen tareas que no encajan en el plan establecido, cuando son tareas que se pueden delegar, o cuando son tareas no prioritarias.

A modo conclusión, considero que unos consejos sencillos junto a una buena organización resultan en una mejora de la productividad y en el bienestar general. Tu eres quien mejor te conoces, conoces tus limitaciones, tus prioridades y hasta donde puedes llegar. Organiza tu día y tu vida será más fácil.